La gestión de datos es cómo extrae respuestas y conocimientos de datos sin procesar para satisfacer sus necesidades de información. La proliferación de métodos electrónicos de recopilación de datos en los últimos años ha creado que la gestión de datos de impresión tiene que ver con la tecnología, pero sus raíces están firmemente en la contabilidad, las estadísticas y la planificación.

En la década de 1960, la Asociación de Organizaciones de Servicios de Procesamiento de Datos (ADAPSO) fue uno de varios grupos que abogó por los estándares de gestión de datos para la capacitación y la calidad de los datos. Para la década de 1970, la estrategia de gestión de bases de datos relacionales proporcionaba una forma de procesar datos de manera consistente y reducir duplicados. A lo largo de la década de 1980, la Asociación Internacional de Gestión de Datos (DAMA International) trabajó para mejorar la educación y la capacitación en gestión de datos.

A medida que el uso de la computadora se generalizó, los profesionales de TI construyeron almacenes de datos que utilizaron técnicas relacionales para el análisis de datos fuera de línea. Esto les dio a los gerentes nuevas y poderosas formas de usar los datos para la toma de decisiones.

Hoy en día, la gestión de datos da forma a la estrategia corporativa y guía a los tomadores de decisiones en busca de una ventaja competitiva. La firma de investigación IDC predice que para 2025 los usuarios crearán 463 mil millones de GB de datos por día . Ese volumen alucinante no tiene precio con una buena gestión de datos, pero solo ruido sin él.

La gestión de datos incluye almacenamiento, seguridad de datos , intercambio de datos, gobernanza de datos, arquitectura de datos, gestión de bases de datos y gestión de registros. Una vez que su estrategia de gestión de datos esté en su lugar, obtendrá información importante utilizando sus datos en todo su potencial.

En esta guía, aprenderá por qué la administración de datos es tan importante. Comenzaremos con una descripción general de las técnicas de administración de datos que puede usar para recopilar y mantener sus datos, revisar las mejores prácticas para la administración de datos y examinar las tres principales soluciones de administración de datos disponibles.

 

¿Por qué es importante la gestión de datos?

 

Los datos son el alma de las organizaciones dinámicas. Puede ayudarlo a retener clientes y atraer nuevos clientes, mejorar su servicio al cliente, afinar su comercialización y revelar tendencias de ventas. Pero para aprovechar al máximo sus datos, debe administrarlos.

La gestión de datos tiene muchas ventajas:

Serás más productivo. La gestión de datos facilita que usted y sus empleados encuentren, comprendan y comuniquen información entre ellos y con los clientes.
Ahorrarás dinero. Al hacerlo más productivo, la administración de datos reduce los costos. Sus empleados no perderán tiempo buscando datos o duplicando esfuerzos.
Puedes reaccionar más rápido. La gestión de datos revela tendencias para que pueda actuar antes que su competencia.
Mitigarás los riesgos de seguridad. Piense en todas las grandes violaciones de seguridad que han aparecido en las noticias. Dado que la seguridad de los datos es una parte integral de la administración de datos, bloqueará sus datos y evitará terminar en las noticias por todas las razones equivocadas.
Podrás tomar decisiones más precisas. La gestión de datos garantiza que usted y sus empleados estén reaccionando a los datos más actualizados.

Estrategias comunes de gestión de datos.

 

La formulación de una estrategia de gestión de datos parece desalentadora, pero existen mejores prácticas bien establecidas y estrategias comprobadas para elegir. Las dos estrategias básicas de gestión de datos a considerar son ofensa y defensa.

En la estrategia ofensiva de gestión de datos, participa en actividades centradas en el cliente, como ventas y marketing. El objetivo es aumentar los ingresos, la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Utilizará esta estrategia para realizar análisis y modelado de datos o integrar diferentes fuentes de datos en paneles.

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En la estrategia de gestión de datos defensiva , está centrado en la seguridad y el cumplimiento. Su objetivo es cumplir de manera demostrable con las regulaciones que protegen los datos y la privacidad de los clientes mientras utiliza análisis para detectar y prevenir el fraude.

Una buena estrategia de gestión de datos es sólida tanto en ataque como en defensa. Hay cinco componentes principales adicionales que deberían formar parte de su estrategia de gestión de datos:

Identificación de los datos y lo que significan, cómo están estructurados, de dónde provienen o dónde se encuentran.
Almacenamiento que le permite acceder, compartir y procesar fácilmente sus datos
Aprovisionamiento que le permite empaquetar sus datos para que puedan ser reutilizados y compartidos, y le permite agregar reglas y pautas para acceder a los datos
Gobierno para establecer, administrar y comunicar las políticas y mecanismos establecidos para el uso de datos
Procesamiento que le permite mover y combinar datos almacenados en diferentes sistemas para proporcionar una vista única y unificada

 

Cómo desarrollar un plan de gestión de datos.

 

Comience a desarrollar su plan de gestión de datos considerando sus objetivos. Use aspectos de las estrategias ofensivas y defensivas e incluya los cinco componentes principales de la gestión de datos. Los detalles de su plan también dependerán del tipo de su compañía; Una institución educativa tiene diferentes preocupaciones de datos que un proveedor de atención médica.

Evalúe cómo gestiona actualmente los datos e identifique cualquier deficiencia en su plan existente. Si no tiene un plan, cree una lista de deseos de las cosas que le gustaría tener: acceso en tiempo real a datos, análisis predictivo y paneles basados ​​en roles, por ejemplo.

Una vez que haya creado su lista, es hora de comenzar a buscar en los sistemas de gestión de datos. Invertir en uno aumentará la productividad al hacer que sus datos sean fácilmente accesibles y consistentes.

Considere solo los sistemas de administración de datos que funcionarán con su software existente, incluidos los sistemas CRM, las bases de datos de marketing y los sistemas de contabilidad, para que pueda extraer información de sus sistemas comerciales clave, analizarla y tomar decisiones más informadas.

Considere cuidadosamente las características de seguridad de estas plataformas, lo fácil que es integrar datos de múltiples fuentes y lo fácil que será acceder a sus datos. Más adelante en esta guía, profundizaremos en las características y beneficios de tres sistemas comunes de administración de datos.

Si todo esto es abrumador, considere contratar un administrador de datos. Un administrador capaz puede rastrear y analizar sus datos y refinar su plan de administración de datos, lo que le permite concentrarse en su negocio.

Independientemente de la estrategia de gestión de datos que esté abordando primero, asegúrese de que sus datos estén protegidos. La privacidad y la seguridad deben ser fundamentales para su plan de gestión de datos. Esto incluye controles de seguridad para su base de datos; cifrar datos en tránsito y en reposo; educando a sus empleados; y establecer mejores prácticas de datos.

Ahora que tiene una ventaja en la administración de datos, querrá saber más sobre la administración de datos empresariales. La siguiente sección analiza qué es la gestión de datos empresariales, qué es la gestión de datos maestros y las herramientas que puede utilizar para ello.

 

Lo que necesita saber sobre la gestión de datos empresariales

 

La gestión de datos empresariales es cómo pone en práctica su estrategia de gestión de datos.

Piense en la gestión de datos como un proceso administrativo que abarca la adquisición, validación, almacenamiento, protección y procesamiento de datos. La gestión de datos empresariales (EDM) es el siguiente nivel. Es cómo su empresa crea, integra, difunde y administra todos los datos que fluyen dentro y fuera de sus aplicaciones y procesos.

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EDM crea una estructura para proporcionar información procesable a partir de datos sin procesar que a menudo están desorganizados y llenos de duplicados. EDM abarca software, hardware, infraestructura, lógica de negocios y políticas de la compañía. Requiere una colaboración de gran alcance, incluidos todos los departamentos, desde el personal de ventas de primera línea hasta el equipo administrativo.

La gestión interna de los datos en todos los departamentos es fundamental para EDM. Tres desafíos principales son la organización de datos, el procesamiento de datos y la entrada eficiente de datos. Puede recopilar datos de clientes y prospectos con herramientas fácilmente disponibles de JotForm.

La EDM efectiva comienza escuchando a las partes interesadas para saber qué problemas necesitan resolver. Una vez que tenga su aceptación, puede determinar los requisitos de su plataforma, establecer políticas y procedimientos y crear definiciones de datos y etiquetado. Tenga en cuenta los requisitos de las partes interesadas, el flujo de trabajo, las dependencias de datos y la resistencia de la organización en caso de interrupción.

EDM requiere políticas y procedimientos explícitos para la gestión de cambios, la gestión de datos, la seguridad y las dependencias de datos. Deberá estandarizar los términos y definiciones utilizados para clasificar los datos, conocidos como metadatos, y elegir la tecnología que lo ayude a hacer todo esto.

Las primeras etapas de la formulación de su estrategia EDM es un buen momento para comenzar a familiarizarse con la gestión de datos maestros (MDM), que necesitará para llevar sus capacidades un paso más allá. MDM es cómo se desarrolla una " fuente única de verdad ", los datos que todos los miembros de la organización utilizan para tomar decisiones comerciales.

¿Qué es la gestión de datos maestros?

MDM consolida los datos empresariales en una única fuente de referencia maestra para proporcionar datos consistentes, precisos y completos en toda la empresa. Vigilant MDM es un proceso de varios pasos de limpieza de datos, transformación de datos e integración de datos.

La integración de su software de gestión de datos en sus sistemas comerciales, como CRM y contabilidad, como discutimos en el último capítulo, lo posiciona para una iniciativa MDM efectiva. Algunos procesos clave de MDM incluyen

  • Administrar reglas comerciales
  • Agregando datos
  • Clasificando datos
  • Recolectando datos
  • Consolidando datos
  • Distribuir datos
  • Dato de governancia
  • Datos de mapeo
  • Datos coincidentes
  • Datos normalizados

A medida que agrega más fuentes de datos, el sistema MDM identifica, recopila, transforma y repara sus datos. A medida que establezca estándares de calidad y taxonomías para sus datos, su software MDM se encargará del resto. Al final, obtiene datos precisos, actualizados y consistentes que pueden utilizarse en toda su organización.

Una de las formas en que las empresas usan MDM es actualizar la información del cliente. Por ejemplo, puede tener datos de clientes en su CRM, cumplimiento de pedidos y sistemas contables. Si la información de contacto del cliente cambia en el sistema de contabilidad, MDM actualiza estos tres sistemas para que no envíe productos a la ubicación incorrecta o realice un seguimiento de las llamadas de servicio al número de teléfono incorrecto.

MDM ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones, incluida la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), el Reglamento General de Protección de Datos de la UE (GDPR) y la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Con la gestión de datos maestros, las empresas pueden mostrar a los reguladores que tienen datos limpios, consistentes y precisos que cumplen con los requisitos de cumplimiento.

Las compañías también usan MDM para mejorar la experiencia del cliente porque obtiene datos de múltiples sistemas, dándoles esa elusiva vista de 360 ​​grados del cliente. Estos datos se utilizan en los departamentos de servicio al cliente, ventas y marketing para aumentar las ventas y realizar ventas cruzadas, enviar ofertas personalizadas o solucionar un problema.

Por ejemplo, un cliente puede contactar a una empresa sobre una compra reciente. Con todos los datos en un solo lugar, el agente de atención al cliente puede ver rápidamente de qué está llamando el cliente y brindar un servicio más rápido.

Las mejores herramientas de gestión de datos maestros

Hay muchas herramientas disponibles para las empresas que desean embarcarse en MDM. Según la firma de investigación Gartner , las herramientas MDM deben incluir flujo de trabajo, modelado de datos, gobernanza de datos y soporte para múltiples dominios, múltiples escenarios de uso y múltiples estilos de implementación.

Los líderes en herramientas de MDM son Informatica y Orchestra Networks (que ha sido adquirida por TIBCO). Los clientes de Informatica otorgan a los productos de Informatica MDM puntajes superiores al promedio para la implementación e implementación iniciales, así como para la administración de cuentas. La oferta única e integrada de Orchestra Networks también obtuvo un puntaje superior al promedio con sus clientes, ya que la mayoría de ellos puede integrar datos en tiempo real o casi en tiempo real.

Gartner identifica SAP Master Data Governance y SAP Commerce Cloud Product Management como las mejores herramientas de MDM. Estos dos productos son fáciles de integrar, especialmente con otras ofertas de SAP, y tienen capacidades multidominio comprobadas. Otros proveedores que obtuvieron un puntaje alto en el Cuadrante Mágico de Gartner , una tabla de comparación de proveedores para calificar a las empresas de tecnología, son Semarchy, Profisee , Stibo Systems e IBM .

Ahora que sabe más sobre EDM y MDM, está listo para aprender sobre técnicas de administración de datos.

En el próximo capítulo, descubrirá las mejores formas de administrar sus datos, incluida la forma de mejorar la administración de datos. Descubrirá por qué controlar el punto de entrada de datos puede ayudarlo a mejorar la calidad de los datos y cómo el control de la copia de seguridad y el reemplazo de datos afecta el proceso de administración. También aprenderá cómo el mantenimiento regular puede garantizar la calidad de los datos.

Las mejores técnicas de gestión de datos

La obtención de todos los beneficios de la gestión de datos empresariales y la gestión de datos maestros requiere que implemente una estrategia de gestión de datos. Aquí exploramos las mejores técnicas de gestión de datos para recopilar y almacenar los datos limpios y confiables esenciales para tomar decisiones comerciales informadas.

Inventario de sus datos existentes

La administración de sus datos comienza con la identificación de sus activos de datos existentes para que pueda integrar diferentes bases de datos para lograr una única fuente de verdad.

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Muchas compañías almacenan datos en múltiples ubicaciones, por ejemplo, en bases de datos separadas para cada aplicación, junto con aplicaciones de almacenamiento basadas en la nube como Dropbox para facilitar el acceso de los empleados. Hable con las partes interesadas en varios departamentos para recopilar esta información y comenzar a mapear dónde se almacenan actualmente todos sus datos.

A continuación, deberá crear una forma de rastrear estos datos. Esto puede ser tan simple como una hoja de cálculo o tan complejo como usar una herramienta para ayudarlo a crear un inventario de datos completo. Comience por incluir dónde se almacenan los datos, su propósito, el tipo de archivo (por ejemplo, puede tener un montón de hojas de cálculo de Excel llenas de datos del cliente), temas o palabras clave para los datos, y con qué frecuencia se actualizan.

Revise sus objetivos comerciales

Las mejores técnicas de administración de datos tienen en cuenta lo que desea obtener de sus datos y cómo se alinea con lo que desea de su negocio. Por ejemplo, ¿desea crear o mejorar la automatización y los procesos, o desea conocer los hábitos y patrones de compra de los clientes? Lo que haga con sus datos debe alinearse con sus objetivos comerciales.

Haga de la seguridad de los datos su máxima prioridad

La seguridad de los datos es crítica para la gestión de datos. Regulaciones como Sarbanes-Oxley, la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de Seguros de Salud (HIPAA) y el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la UE vienen con estrictos estándares de seguridad de datos.

Si maneja la información de pago, también debe lidiar con el Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS). Incumplir las regulaciones o los estándares de la industria puede costarle a su empresa cientos de miles de dólares en multas y dañar su reputación.

El cifrado es una de las técnicas más efectivas para mantener sus datos seguros. Cifre sus datos tanto en tránsito como en reposo, con las claves de descifrado almacenadas por separado.

Además, limite quién tiene acceso a sus datos creando cuentas de usuario basadas en roles. Asegúrese de que los empleados y socios tengan acceso a suficientes datos para realizar su trabajo de manera efectiva, pero que no tengan acceso total a todos los datos de la empresa.

Revocar de inmediato el acceso a los datos cuando un empleado abandona la empresa. Solicite a todos que utilicen contraseñas seguras que incluyan caracteres en mayúscula y minúscula, números y caracteres especiales.

Haz tus datos accesibles

Una gran parte de la gestión de datos es lograr un equilibrio entre la seguridad de los datos y el fácil acceso a los datos que su equipo necesita para hacer su trabajo. Por ejemplo, los agentes de servicio al cliente necesitan acceso inmediato a los datos del cliente. Configure permisos de datos basados ​​en roles para que los miembros del equipo obtengan lo que necesitan sin comprometer la seguridad de todo su inventario de datos.

Brinde a los empleados herramientas para que puedan encontrar rápidamente los datos que necesitan. Por ejemplo, una interfaz de lenguaje natural permite a los empleados preguntar: "¿Qué porcentaje de nuestras ventas fueron widgets increíbles?" Otras herramientas útiles le permiten agregar fácilmente paneles basados ​​en roles.

La gestión de datos no es un procedimiento de "configúrelo y olvídese". Revise su plan de administración de datos regularmente para asegurarse de que aún satisfaga las necesidades de su empresa. Las revisiones periódicas también son cruciales para la seguridad de los datos, ya que las amenazas externas solo se vuelven más sofisticadas. Estas técnicas principales de administración de datos pueden ayudarlo a mantener sus datos accesibles, confiables y seguros.

Limite sus puntos de entrada de datos

Cuantos más puntos de entrada de datos tenga, mayor será el riesgo de datos duplicados o incorrectos. Según un estudio realizado por el Journal of the American Medical Informatics Association , la tasa de error en los resultados de laboratorio de entrada manual fue del 3,7%, mientras que el estándar en la mayoría de las industrias es inferior al 1%.

Por ejemplo, sus clientes pueden completar formularios en papel. Los miembros del equipo deben ingresar manualmente estos formularios en su sistema. Es posible que no puedan leer la letra de un cliente. O tal vez los miembros de su equipo toman información de los clientes por teléfono y escriben mal la dirección del cliente. El error humano puede causar todo tipo de problemas de datos, por lo que es importante tener en cuenta de dónde provienen sus datos.

La clave para ingresar datos con precisión es optimizar los puntos de entrada de datos. JotForm le permite crear formularios personalizados, incluidos formularios de pedido , formularios de comentarios y formularios de contacto que reducen drásticamente la posibilidad de errores de entrada de datos.

Actualiza tus datos con frecuencia

Más de la mitad de los ejecutivos encuestados informan sentirse abrumados por demasiados datos. Solo quieren lo que es relevante para tomar mejores decisiones, pero la recopilación de datos frenética ha barrido datos que son irrelevantes o redundantes junto con lo que es útil.

La eliminación de datos irrelevantes a través de la "limpieza de datos" libera espacio muy necesario y reduce la sensación de estar abrumado. La limpieza de datos es un proceso único que implica la purga de anomalías de datos y datos innecesarios.

Además de estandarizar el punto de entrada para sus datos, busque herramientas que puedan ayudarlo a validar la precisión de sus datos e identificar duplicados. Las herramientas de listas de importación y de higiene del correo electrónico pueden ayudarlo a verificar la precisión.

A medida que limpia sus datos, informe a los diferentes departamentos para que estén a bordo con nuevos estándares de precisión y recopilación de datos. Siempre haga una copia de seguridad de sus datos existentes antes de comenzar un esfuerzo de limpieza de datos, en caso de que algo salga mal.

Control de copia de seguridad y recuperación de datos

Es extremadamente importante controlar la copia de seguridad y recuperación de datos en caso de que ocurra lo peor. Incluso un error menor puede costarle valiosas líneas de datos. Puede hacer esto de dos maneras: haga una copia de seguridad de los datos en el sitio, que puede ser costoso, o use un servicio basado en la nube. Asegúrese de que todo lo que elija esté accesible en caso de una emergencia para que pueda restaurar rápidamente sus datos y minimizar la interrupción de su negocio.

Una copia de seguridad de datos en el sitio puede estar en discos duros o servidores almacenados en su ubicación. A medida que recopile más datos, necesitará expandir su espacio de almacenamiento. Las copias de seguridad basadas en la nube van desde opciones de nivel de consumidor como Carbonite hasta servicios de nivel empresarial de AWS y Microsoft Azure.

Asegure la calidad revisando y manteniendo datos

Es importante revisar y mantener los datos para asegurarse de que está trabajando con conjuntos de datos de calidad. A diferencia de la limpieza de datos, el mantenimiento de datos es un proceso continuo. Revise y verifique periódicamente sus datos para asegurarse de que sigan siendo confiables y utilizables. Revisar y mantener los datos también hace que su base de datos se ejecute más rápido al eliminar archivos innecesarios.

Reconstruir los índices de su base de datos es una parte importante del mantenimiento de datos. A medida que elimine datos irrelevantes y los verifique, creará fragmentación de índice, lo que provocará lagunas en sus datos y ralentizará el acceso a sus datos.

Use estas técnicas de administración de datos para mantener sus datos limpios y utilizables. En la siguiente sección, aprenderá sobre las mejores prácticas de administración de datos, incluida la privacidad, el almacenamiento y el archivado de datos.

Mejores prácticas de gestión de datos

Existen mejores prácticas bien establecidas para la gestión de datos que ayudan a maximizar sus resultados. Estas mejores prácticas tratan con el acceso a los datos, la documentación, la privacidad de los datos, los canales para compartir datos, el almacenamiento y el archivo. El uso de estas mejores prácticas asegurará que sus datos sean seguros, accesibles y utilizables.

Necesita personal capacitado que sepa cómo utilizar los procesos estándar de gestión de datos. La tecnología le permite establecer privilegios de acceso, crear canales para compartir datos, garantizar la privacidad de los datos y configurar el almacenamiento y el archivo. Esto es lo que necesitas saber.

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Simplifique el acceso y la colaboración de datos

Todos en su equipo necesitan acceso a su única fuente de verdad para poder colaborar en soluciones con compañeros de equipo, socios, proveedores y otros terceros relevantes. Las mejores prácticas para el acceso a datos y la colaboración de datos son establecer permisos basados ​​en roles para diferentes tipos de empleados y socios. Consiga un equilibrio entre conveniencia y seguridad que permita a las personas acceder a los datos que necesitan, pero no más.

Crear documentación de datos que los usuarios puedan entender

La documentación de datos incluye diccionarios de datos, archivos léame y metadatos incrustados. La buena documentación de datos les da a los usuarios significado y contexto para que entiendan los datos y puedan usarlos para resolver problemas comerciales. Su documentación de datos debe explicar cómo interpretar los datos correctamente. La documentación puede variar según la complejidad de los datos y las necesidades de su equipo.

La documentación de datos debe estar en su lugar antes de comenzar a recopilar datos. Es necesario un diccionario de datos para responder preguntas clave sobre sus datos. Consulte los estándares para la documentación de datos como punto de partida para sus propios casos de uso.

Garantizar la privacidad de los datos.

La protección de datos requiere el establecimiento de procedimientos para manejar los datos correctamente, comenzando con la forma en que se recopilan y almacenan, el cumplimiento normativo y los protocolos de cómo se comparten con terceros.

La privacidad de los datos difiere de la seguridad de los datos en que trata con sus procesos internos en lugar de mitigar las amenazas externas. Por ejemplo, una buena seguridad de datos evita que los hackers accedan a sus datos. La privacidad de los datos garantiza que tenga permiso para compartir la información de los usuarios con terceros.

La protección de datos es una parte clave de la privacidad de datos. Su equipo deberá recibir capacitación sobre las mejores prácticas para mantener seguros los datos de su empresa. Esto incluye los procesos y procedimientos que usa para asegurarse de que sus datos se recopilen, compartan y usen de acuerdo con sus políticas y regulaciones aplicables.

La privacidad de los datos siempre ha sido una responsabilidad seria, pero ahora también es una gran responsabilidad potencial. Las malas prácticas de privacidad de datos corren el riesgo de infracciones graves de las regulaciones discutidas anteriormente en esta guía. La responsabilidad por una violación importante de datos puede costarle a su empresa millones de dólares .

Tenga disponibles los canales adecuados para compartir datos

Una parte clave de su plan de gestión de datos es habilitar canales para compartir datos. El intercambio de datos es esencialmente compartir sus datos con múltiples aplicaciones y / o usuarios. La mayoría de las empresas comparten su información con socios y proveedores externos, así como con empleados.

Los canales que use variarán según la forma en que sus usuarios consuman datos. Por ejemplo, los ejecutivos pueden querer ver datos en paneles para ver las métricas generales de la empresa. Los agentes de atención al cliente pueden querer una lista de compras que un cliente ha realizado para poder ayudar a ese cliente.

Puede usar un panel de análisis para sumergirse en las métricas de ventas o usar un sistema CRM para examinar el historial de llamadas de servicio de un cliente. Puede hacer que todos estos datos estén disponibles integrando sistemas CRM y paneles de análisis, así como otros sistemas que los empleados y socios pueden usar, con su base de datos maestra.

Las interfaces de programación de aplicaciones (API) abren selectivamente datos a terceros, como sus proveedores. Una API restringe el acceso solo a datos y sistemas relevantes mientras protege el resto de sus datos. Muchas API están fácilmente disponibles. No necesariamente tiene que programar uno desde cero.

Elija el almacenamiento de datos correcto

La forma en que almacene sus datos afectará qué tan bien los administra. Cuando elige una solución de almacenamiento de datos, puede seleccionar servidores locales, una solución basada en la nube o una combinación de ambos, conocida como almacenamiento híbrido. El almacenamiento en la nube es una forma asequible de almacenar grandes volúmenes de datos sin comprar servidores caros.

También hay varios tipos de almacenamiento local disponibles. El almacenamiento conectado directo, como unidades USB y discos duros externos, se puede conectar directamente a sus computadoras. El almacenamiento conectado a la red (NAS) es el modelo de almacenamiento del servidor central, donde todo se guarda en los servidores y se comparte a través de la red. Algunas compañías todavía usan almacenamiento fuera de línea como copias de seguridad de discos ópticos (CD o DVD) también.

Lo que debe tener en cuenta, independientemente del método de almacenamiento que elija, es la disponibilidad de sus datos y su seguridad. Busque almacenamiento con un alto tiempo de actividad (disponibilidad del 99.999 por ciento), así como respaldo automático y recuperación ante desastres. También necesitará saber cuánto costará obtener más almacenamiento, así como qué tan seguro es. Esto incluye cómo se encripta, tanto cuando se almacena como cuando está en tránsito.

Archive datos antiguos para reducir costos

Puede archivar los datos antiguos que necesita pero que no está utilizando actualmente para liberar espacio y reducir costos. Los datos archivados típicos incluyen datos más antiguos que siguen siendo importantes para la empresa o datos que deben mantenerse por razones de cumplimiento, como hojas de cálculo, correo electrónico y otras comunicaciones.

El almacenamiento destinado al archivo de datos a menudo cuesta significativamente menos que el almacenamiento de datos activos porque no está accediendo a los datos varias veces al día y canalizándolo a través de sus aplicaciones. También reduce la cantidad de datos que respalda, por lo que sus costos de almacenamiento de respaldo serán más bajos.

Ahora que sabe más sobre las mejores técnicas de gestión de datos, veamos las soluciones de gestión de datos. El capítulo final de esta guía discute las soluciones comunes de administración de datos disponibles, lo que proporcionan y cómo las herramientas y aplicaciones de administración de datos pueden ayudar al proceso general.

Las mejores soluciones de gestión de datos

El éxito de su iniciativa de gestión de datos depende de qué tan bien recopile, organice y use sus datos. Para hacerlo todo bien, necesita un software de gestión de datos.

Las plataformas de gestión de datos recopilan y gestionan datos de fuentes en línea y fuera de línea. El software de administración de datos agrega sus datos para que pueda usarlos. Las herramientas y aplicaciones de administración de datos se conectan a su fuente de datos a través de API, webhooks o conexiones directas de bases de datos para ayudarlo a realizar tareas como crear visualizaciones de datos para informes.

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Estas soluciones de administración de datos son críticas para administrar sus datos de manera efectiva. JotForm tiene herramientas para integrar rápida y fácilmente la recopilación de datos con sus herramientas de administración de datos para que pueda aprovechar al máximo sus datos.

Aquí hay un resumen de cómo las plataformas, el software, las herramientas y las aplicaciones de administración de datos lo ayudan a extraer el mayor valor de sus datos.

Qué proporciona una plataforma de gestión de datos

Una plataforma de gestión de datos es un sistema centralizado para recopilar y analizar sus datos. En su forma más básica, importa datos de todos sus sistemas a un solo lugar. En una configuración más compleja, incluye herramientas para agregar datos de múltiples fuentes y herramientas de análisis de datos para discernir tendencias dentro de esos datos.

Su plataforma de gestión de datos debe poder recopilar datos de múltiples fuentes, incluidos formularios en línea, dispositivos móviles, sistemas asociados y fuentes internas. Esto incluye tanto datos estructurados de hojas de cálculo y bases de datos relacionales como datos no estructurados como publicaciones en redes sociales, PDF y documentos de Word. Todos estos datos deben integrarse y almacenarse para que sean utilizables.

El uso de una plataforma de gestión de datos le proporciona control sobre sus datos para múltiples casos de uso. Por ejemplo, una plataforma de gestión de datos podría recopilar datos de clientes de múltiples fuentes, luego analizarlos y organizarlos para segmentar a sus clientes por historial de compras.

Las plataformas de gestión de datos se pueden alojar en el sitio. Sin embargo, también están disponibles plataformas de gestión de datos basadas en la nube que se ejecutan en AWS, Oracle y otros servicios, así como plataformas de código abierto como EDB Postgres.

Qué software de gestión de datos proporciona

A diferencia de una plataforma de gestión de datos, el software de gestión de datos es un programa como Microsoft MySQL , PostgreSQL , Microsoft Access u Oracle que maneja consultas sobre sus datos. Úselo para crear, editar y mantener los archivos y registros de su base de datos en forma de tablas estructuradas, campos y columnas.

El término "software de gestión de datos" se usa indistintamente con el software de gestión de bases de datos. Agrupe y proteja sus datos, garantice su integridad y maneje diferentes tipos de consultas.

Algunos software de gestión de datos requieren muchos conocimientos de codificación para crear bases de datos y aplicaciones complementarias. Los mejores sistemas le permiten construir rápidamente bases de datos y comenzar a usar aplicaciones sin ningún conocimiento de codificación.

El software de administración de datos prepara sus datos para el análisis, los asegura y le permite aplicar políticas para identificarlos y administrarlos. Sus datos se mantienen durante todo su ciclo de vida. Puede crear políticas y reglas para sus datos, como lo que constituye información personal o cuánto tiempo conserva los datos de los clientes. También puede automatizar tareas, como importar datos y llenar los campos de su base de datos con ellos.

El software puede ayudar con la calidad de los datos estandarizando los datos en campos, eliminando datos duplicados y protegiéndolos contra cambios involuntarios. Esto, a su vez, prepara sus datos para análisis e informes, lo que hará con las herramientas y aplicaciones de administración de datos.

Cómo pueden ayudar las herramientas y aplicaciones de gestión de datos

Con tantas formas de administrar sus datos, debe buscar herramientas y aplicaciones de administración de datos para importar e integrar datos, crear políticas y ejecutar análisis. Algunas plataformas de gestión de datos y suites de software vienen con estas capacidades integradas. Sin embargo, es posible que desee explorar otras opciones independientes que tienen una funcionalidad específica.

Las herramientas y aplicaciones de gestión de datos son particularmente útiles para el análisis de datos. Algunas herramientas limpiarán sus datos y realizarán controles de calidad más allá de lo que hace su software de gestión de datos. Luego puede ejecutar análisis y usar herramientas con inteligencia artificial y aprendizaje automático para obtener información de sus datos, como pronosticar las ventas para la temporada de vacaciones de invierno.

Estas herramientas utilizan algoritmos de aprendizaje para captar las tendencias que encuentran en los conjuntos de datos. Las herramientas de visualización de datos pueden crear representaciones gráficas de sus datos, como gráficos circulares y gráficos de líneas, que pueden ser fácilmente (y rápidamente) consumidos por ejecutivos y empleados ocupados.

También puede usar herramientas de administración de datos para importar y exportar datos desde su plataforma de administración de datos en diferentes formatos, como Excel y CSV. Algunas herramientas le permitirán buscar envíos y luego eliminarlos, como cuando prueba nuevos formularios en su sitio web. Otros combinarán datos de diferentes formas en un solo archivo.

Las aplicaciones de gestión de datos le permiten acceder a sus datos en dispositivos móviles. Puede crear una aplicación que permita a los clientes reservar citas de servicio.

La administración de datos requiere tecnología, y el uso de plataformas, software y aplicaciones y herramientas de administración de datos en conjunto pueden ayudarlo a aprovechar al máximo sus datos.

Conclusión

Has aprendido mucho sobre la gestión de datos, por qué es importante para las herramientas que necesitarás para que sea una realidad en tu organización. Esta guía discutió estrategias comunes de gestión de datos y cómo comenzar a desarrollar un plan de gestión de datos. También aprendió sobre administración de datos empresariales, administración de datos maestros y las mejores herramientas de administración de datos maestros.

Las técnicas de gestión de datos, junto con las mejores prácticas de gestión de datos, son necesarias para una estrategia eficaz de gestión de datos. Es importante controlar su punto de entrada de datos para mejorar su gestión general de datos, eliminar datos irrelevantes y controlar la copia de seguridad y el reemplazo de sus datos. También es importante revisar y realizar continuamente el mantenimiento de sus datos para garantizar su calidad.

Esta guía también discutió las mejores prácticas de gestión de datos, desde asegurarse de que todas las partes relevantes puedan acceder y colaborar fácilmente en los datos hasta la importancia de la documentación de los datos, la privacidad de los datos, el intercambio de datos y el almacenamiento y archivo.

Con este conocimiento, ahora puede comenzar a implementar una estrategia de gestión de datos. A medida que continúa recopilando, almacenando y analizando datos, revise continuamente su estrategia y su kit de herramientas para asegurarse de que aún satisfaga sus necesidades y le brinde los datos útiles que necesita.

 

 

Fuente: https://www.noupe.com/inspiration/tutorials-inspiration/what-is-data-management.html

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